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用自定义属性功能管理 Word 文档中的「待定内容」

在使用 Word 制作合同等格式文本的过程中，经常会需要处理一些「待定内容」，例如签署方的全称、签署日期等。对此，常见的处理方法是用「[*]」、下划线等方式做标记，等确认后再填上。

这种方法是有很多缺陷的。如果待定内容很多，逐个输入这些「标记」和事后查找替换都很麻烦，而且容易遗漏（更别提它们真的很丑）。有什么办法可以更方便地插入、管理和更新这些待定内容呢？换种问法，Word 文档中有没有什么合适的地方存放这些信息呢？

Word 文档的「属性」（properties）功能就是这样一个理想的容器。

提到 Word 文档属性，我们一般会想到创建日期、修改日期这些文件系统属性，或者作者、标题这些文档标准属性。但实际上，Word 也支持用户创建「自定义属性」，其名称和值都可以自由设定。不仅如此，Word 还提供了专门的文档属性设置界面，相当于附赠了「待定信息管理器」的功能。

进一步想到，域（Field）功能可以读取文档属性的值、插入到正文中，并且具有自动更新的特性；两者结合，就是我们需要的解决方案。

假定我们正在起草一份协议，其中甲乙双方的名称和签署日期都是待定的，并且将在协议中反复出现。我们先尝试手动将这些信息添加为自定义属性，然后通过域插入到文档中。

首先，单击「文件」>「信息」>「属性」>「高级属性」（对于 Mac，单击「文件」>「属性」），然后切换到「自定义」选项卡。

然后，在「名称」框中，为自定义属性键入一个名称。例如，对于甲乙双方的名称，可以分别命名为「partyA」「partyB」等；对于签署日期，可以命名为「ExeDate」。

接着，在「类型」列表中选择数据的类型，然后在「值」框中输入属性的值。例如，甲乙方的名称应该是文本，而签署日期应该选为日期。

需要注意，日期类型的数据必须以系统当前区域设置对应的日期格式输入。对于简体中文系统，这个格式一般是 yyyy-MM-dd（形如 2021-01-10），而英文系统则一般是 M/d/yyyy（形如 1/10/2021）。如果你不能确定，可以到 Windows 系统的「设置」>「时间和语言」>「地区」下的「地区格式」，或 macOS 的「系统偏好设置」>「语言和地区」中查看。

接下来，我们通过域将自定义属性插入到正文中。点击「插入」>「域」，然后在弹出的对话框中选择 DocProperty 域，并在域代码输入框中通过 DOCPROPERTY "自定义属性名称"…

Word 文档导出为 PDF 时出现额外脚注

昨天在把一个合同从 Word 版本导出为 PDF 的时候，发现导出的 PDF 版总是会在页脚处多出一串代码（形如 XY&Z\12345.67），但在 Word 中并不能看到任何对应的文字。

打印时页脚自动出现的编号（文件内容和代码都是我乱编的）
打印时页脚自动出现的编号（文件内容和代码都是我乱编的）

虽然暂时不知道这串代码的意思，但看外观像是某种格式的文件编号。于是首先尝试搜索其中的字母部分 XY&Z，发现是某个律所的简称（全称类似 Xenos, Yanko & Zais, LLP）。

看来，这串字符确实是文件编号。剩下的问题就是它是如何出现的，以及怎么去掉。

考虑到文件编号只在导出成 PDF 时才出现，而导出 PDF 的操作基本相当于打印，便联想到 Word 中域功能的特性——打印时自动更新页眉和页脚中的域。于是再次进入脚注编辑界面并按 Option-F9 显示域代码，果然看到这串隐形文件编号的对应位置有一个域，代码为 { DOCPROPERTY"SWDocID" }。

查阅 …

如何在 Word 文档的同一段落内插入自动编号

在使用 Word 编辑文档的过程中，我们经常会遇到需要在一段话内列举带编号项目的情况，例如：

鼓励网络信息内容服务平台坚持主流价值导向，优化信息推荐机制，加强版面页面生态管理，在下列重点环节（包括服务类型、位置版块等）积极呈现本规定第五条规定的信息：（一）互联网新闻信息服务首页首屏、弹窗和重要新闻信息内容页面等；（二）互联网用户公众账号信息服务精选、热搜等；（三）博客、微博客信息服务热门推荐、榜单类、弹窗及基于地理位置的信息服务版块等；[…]

在这些场合，编号的输入和修改是比较繁琐的。如果编号项目的总数只有两三个，工作量还能忍受；但如果数量达到两位数，逐个手敲就很低效了。特别是对于中文文档，在段落中输入 (1)、(a)、(i) 这样的字母、数字编号，还意味着需要在中英文状态下来回切换。如果后续修改中不幸要删除列表中的某一项，也就意味着要手动修改它之后的每一个编号，更加耽误时间。

在多段落列表中，这些麻烦是不存在的——只要用现成的自动编号功能就行了。然而，自动编号并不能在同一个段落中使用。

不过，这并不意味着在段落内部就无法实现自动编号。解决方法就是使用 Word 的域（field）功能。

关于「域」在 Word 中的含义和使用方法，我在之前的文章中已经有所介绍，这里不再重复。简言之，所谓的「域」就是一个占位符，它的作用是告诉 Word「显示的时候把我换成别的东西」。

这里，我们要使用的是 SEQ 域。如名称（SEQuence）所表明，它的作用就是产生一个数字「序列」。但与自动编号不同的是，SEQ 域可以在同一段落中多次出现，且位置不限于段落开头。因此，通过在段落中插入多个 SEQ 域，就可以实现段内自动编号的效果。

通过 SEQ 域插入编号：基础操作

我们首先通过一个简单场景——插入形如「（一）、（二）、（三）」的段内序号——来熟悉 SEQ…

用邮件合并为 Word 文档批量配图

引言

在 Word 文档中插入图片是再日常不过的操作之一。然而，如果你有过批量向 Word 中插入图片的经历，那大概不会是什么令人愉快的体验——不仅要考虑粘贴格式、文字环绕等千奇百怪的格式问题，还要应对 Word 顽疾一般的卡顿和崩溃。这些软件缺陷经常能让加图片这类本不费工夫的操作变成一种煎熬。

设想这样的工作场景：你的老板准备对三国公司进行投资，但在此之前想对它的三个子公司——魏国公司、蜀国公司和吴国公司——进行调查，看它们是否在几家主流假新闻媒体——《扭腰时报》、《花儿街日报》和蓬勃新闻——上有过负面报道。为此，你被要求在上述媒体的网站上搜索三家公司的相关报道，并将搜索结果截图，分类汇总到一份报告中。

上面的任务只涉及三家公司和三个网站，加起来也不过需要创建 3 个文档，插入 9 次图片。但如果需要调查的是 30 家公司和 30 个网站呢？逐一手工创建文档并插入图片似乎就不是明智的做法了。且不论操作繁琐和浪费时间，忙中出错的机率也会大大增加。

有没有什么更省事的方法——比如，能不能只提供图片素材和文档模板，剩下的配图工作让机器自动完成？答案是肯定的，方法就是借助 Word 内建的自动化工具——邮件合并。

这个答案听起来可能让人有些摸不着头脑——发邮件和插入图片有什么关系？实际上，邮件合并是一个「名不副实」的功能。它的作用是以一个模板为基础，批量将用户提供的信息填入留空位置。之所以被称作「邮件合并」，是因为其最主要的使用场景之一就是制作群发邮件——内容相同、只有称呼等部分因收件人而异。

但邮件合并功能的潜力并不止于填写收件人；它能填写任何文本变量。另一方面，Word 文档中的图片不仅可以直接嵌入在文件中，也可以是指向外部文件（包括本地和远程）的链接。而既然链接的本质是文本，我们就可以通过插入文本的方式插入链接，进而实现插入图片。这样，邮件合并和插入图片间的桥梁就被打通了。后文就以上面设想的工作场景为例，说明如何使用邮件合并功能批量插入图片。

一、准备工作

在正式使用邮件合并前，需要先做一些准备工作。

  1. 按一定的命名规律收集资源文件。 这实际上应该是任何资料收集工作都应遵循的原则，只是对于自动化操作来说格外重要。例如，在上面的情境中，我们可以将针对魏国公司的三张截图分别命名为 1-NYT.png、1-WSJ.png 和 1-BBG.png，而将针对另外两家公司的截图各自以
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在移除 Word 文档样式的同时保留格式

有时，我们需要将他人传过来的多份 Word 文档进行整合。这种情况下，他人文档中预设的样式可能会给排版造成不便。但是，如果一刀切地将其粘贴为纯文本，又会导致文本层级难以辨识。本文介绍一种利用 Office 中的 VBA 脚本，在移除样式的同时保留文本格式的方法。

A. 如果你使用 macOS 和 Office 2016 for Mac 

  1. 正常使用样式功能来编排文档；
  2. 依次点击菜单中的「工具」–「宏」–「Visual Basic 编辑器…」；

  3. 在弹出的窗口右侧粘贴如下脚本： 
    Sub DirectFormat()
            Dim para As Paragraph
            Dim fnt As Font
            Dim pfmt As ParagraphFormat
            For Each
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