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如何在 Word 文档的同一段落内插入自动编号

2019-12-26

在使用 Word 编辑文档的过程中，我们经常会遇到需要在一段话内列举带编号项目的情况，例如：

鼓励网络信息内容服务平台坚持主流价值导向，优化信息推荐机制，加强版面页面生态管理，在下列重点环节（包括服务类型、位置版块等）积极呈现本规定第五条规定的信息：（一）互联网新闻信息服务首页首屏、弹窗和重要新闻信息内容页面等；（二）互联网用户公众账号信息服务精选、热搜等；（三）博客、微博客信息服务热门推荐、榜单类、弹窗及基于地理位置的信息服务版块等；[…]

在这些场合，编号的输入和修改是比较繁琐的。如果编号项目的总数只有两三个，工作量还能忍受；但如果数量达到两位数，逐个手敲就很低效了。特别是对于中文文档，在段落中输入 (1)、(a)、(i) 这样的字母、数字编号，还意味着需要在中英文状态下来回切换。如果后续修改中不幸要删除列表中的某一项，也就意味着要手动修改它之后的每一个编号，更加耽误时间。

在多段落列表中，这些麻烦是不存在的——只要用现成的自动编号功能就行了。然而，自动编号并不能在同一个段落中使用。

不过，这并不意味着在段落内部就无法实现自动编号。解决方法就是使用 Word 的域（field）功能。

关于「域」在 Word 中的含义和使用方法，我在 之前的文章 中已经有所介绍，这里不再重复。简言之，所谓的「域」就是一个占位符，它的作用是告诉 Word「显示的时候把我换成别的东西」。

这里，我们要使用的是 SEQ 域。如名称（SEQuence）所表明，它的作用就是产生一个数字「序列」。但与自动编号不同的是，SEQ 域可以在同一段落中多次出现，且位置不限于段落开头。因此，通过在段落中插入多个 SEQ 域，就可以实现段内自动编号的效果。

通过 SEQ 域插入编号：基础操作

我们首先通过一个简单场景——插入形如「（一）、（二）、（三）」的段内序号——来熟悉 SEQ 域的使用方法。

首先，手动输入一对括号 （），并将光标置于括号中央。

然后，在 Ribbon 工具栏的「插入」选项卡下点击「插入域」按钮（该按钮在窗口达到一定宽度后才会显示；Mac 用户也可以直接使用「插入」>「域…」菜单项）。

在弹出窗口的「域名称」一列选择「Seq」，然后点击「选项…」按钮。

这里，我们可以看到 SEQ 域的语法：

{ SEQ 标识符 [书签 ] [开关 ] }

不过，代码中的大部分并不需要手动输入——「插入域」对话框的功能就是帮助构建满足要求的代码。目前，我们只需要输入「标识符」（identifier）这一项，即给这个有序列表任起一个名称（例如 NumList）。

接着，我们从列表中挑选所需的编号格式（例如「一，二，三（简）」），然后点击「添加到域」按钮。可以看到，Word 自动在我们的域代码尾部追加了一段 \* CHINESENUM3，这就是上述编号格式的代码写法。

点击「确定」，即可看到文档中插入了中文编号「（一）」。

乍看起来，这似乎与普通的文本编号没有什么区别；尝试将编号复制粘贴几次，也只是得到了几个相同的编号。

但如果选中这些编号，然后按 F9（在如今大多数键盘上实际是按 Fn-F9）更新域，就能看到它们变成了一串连续的编号。再试着删除其中某几个编号，并按 F9 更新域，可以发现剩下的编号又重新变连贯了。

这样，我们就初步实现了在同一段落内的自动编号。类似地，如果你需要形如「(i), (ii), (iii)」或「(a), (b), (c)」这样的罗马数字、英文字母等编号格式，只要在上面选择格式的步骤中作对应调整即可。

用自动更正快速输入段内序号

当然，手动插入域代码是比较繁琐的，我们期望用比手敲编号更少的时间实现自动编号。为此，可以将域代码和自动更正（AutoCorrect）功能结合起来，通过输入缩写文本来插入自动编号。

作为准备，我们需要先设计两对自动更正关系，其中：

  • 第一个短语用于插入起始编号，反复输入时，插入重置为 1 的编号；
  • 第二个短语用于插入后续编号，反复输入时，插入连续递增的编号。

还是以插入形如「（一）、（二）、（三）」的段内序号为例，我们可以将自动更正关系具体设计为：

  • 将短语 一】 替换为起始编号「（一）」，对应的域代码为 （{ SEQ NumList \* CHINESENUM3 \r 1 \* MERGEFORMAT }）；
  • 将短语 二】 替换为后续编号「（二）」「（三）」等，对应的域代码为 （{ SEQ NumList \* CHINESENUM3 \* MERGEFORMAT }）。

其中，第一段域代码中加入的 \r 1 是 SEQ 域专用的一个开关（switch），其作用是将序列编号重置为 1。

思考好自动更正关系后，就可以将其添加到 Word 的自动更正列表中了。

首先，按下 ⌥-F9（Windows 下为 Alt-F9），将显示模式改为直接显示域代码。

然后，用与上一节相同的步骤，在文档中插入设计好的两个编号代码，即 （{ SEQ NumList \* CHINESENUM3 \r 1 \* MERGEFORMAT }） 和 （{ SEQ NumList \* CHINESENUM3 \* MERGEFORMAT }）。

（注：作为一种快捷方法，你也可以直接在正文中输入不包含两侧大括号的代码，然后将其选中、并按下 ⌘-F9 (Mac) / Ctrl-F9 (Windows)，Word 会自动在代码两侧加上大括号、并将其转换为域。）

现在，选中并复制起始编号的代码 （{ SEQ NumList \* CHINESENUM3 \r 1 \* MERGEFORMAT }）。点击「Word」>「首选项」菜单，选择「自动更正」（Windows 用户点击「文件」>「选项」，然后点击「校对」选项卡下的「自动更正选项」按钮）。

可以看到，「替换为」框已经自动填好了我们提前复制的、通过域代码生成的编号项。现在只需要在「替换」框中为其指定一个短语（如本例中的 一】），然后点击「添加」按钮，即可完成该条自动更正的设置。

接着，用相同的方法为后续编号的代码 （{ SEQ NumList \* CHINESENUM3 \* MERGEFORMAT }） 添加自动更正短语 二】。

最后，再次按下 ⌥-F9（Windows 下为 Alt-F9），将显示模式从显示域代码改回默认。

这样，以后需要在段落内输入中文数字列表时，只需要输入 一】 即可得到起始编号「（一）」，只需反复输入 二】 即可依次得到后续编号「（二）」「（三）」等；如果后续删除了这段话中的某一项，只需选中整段，然后按 F9 键更新域，即可重新得到一串连贯的编号。

小结

以上就是通过 SEQ 域在段落内部插入自动编号、并结合自动更正功能提高操作效率的方法。

篇幅所限，本文没有介绍一些进阶用法。例如，如果在 SEQ 代码的识别符部分后再追加一个书签名称（即形如 { SEQ NumList bookmark1 }），就可以在文档的其他位置通过交叉引用功能定位到这个编号；又如，如果你需要在同一段落内插入多级自动编号（如「1) a) i)」），可以改用 LISTNUM 域 来实现；等等。

另一点想借本文说明的是，Word 通过按钮或菜单项提供的很多功能，其本质也就是插入具有相应作用的域。例如，本文的主角 SEQ 域或许并没有你想象的那么陌生——当你用 Word 的「插入题注」功能为文章中的图片、表格加编号时，实际上就是插入了一段域代码 { SEQ caption \* ARABIC \s 1 }。

然而，菜单和按钮往往不会提供对应域代码能实现的全部功能（可能是要照顾日常用户），而且经常产生一些奇怪 bug（自动编号按钮的效果 混乱到令人咋舌）。因此，如果你特别依赖 Word 的某项功能，不妨看看它是否有 对应的域代码 实现方式，并熟悉一下相应的语法和可用选项。这既可以实现更高的灵活性，又有助于在出现问题时快速排查。