Word 文档导出为 PDF 时出现额外脚注

昨天在把一个合同从 Word 版本导出为 PDF 的时候,发现导出的 PDF 版总是会在页脚处多出一串代码(形如 XY&Z\12345.67),但在 Word 中并不能看到任何对应的文字。

打印时页脚自动出现的编号(文件内容和代码都是我乱编的)
打印时页脚自动出现的编号(文件内容和代码都是我乱编的)

虽然暂时不知道这串代码的意思,但看外观像是某种格式的文件编号。于是首先尝试搜索其中的字母部分 XY&Z,发现是某个律所的简称(全称类似 Xenos, Yanko & Zais, LLP)。

看来,这串字符确实是文件编号。剩下的问题就是它是如何出现的,以及怎么去掉。

考虑到文件编号只在导出成 PDF 时才出现,而导出 PDF 的操作基本相当于打印,便联想到 Word 中域功能的特性——打印时自动更新页眉和页脚中的域。于是再次进入脚注编辑界面并按 Option-F9 显示域代码,果然看到这串隐形文件编号的对应位置有一个域,代码为 { DOCPROPERTY"SWDocID" }

查阅 Office 官方文档的说明DOCPROPERTY 域的作用是显示当前文档的某个属性(property)。这个属性可能是内置的,例如文档的作者(Author)、创建时间(CreateTime)等;也可以是用户或者第三方软件后续添加的。进一步搜索发现,SWDocID 是 Litera 公司开发的法律文件自动化软件 Innova 创建的属性,正是起到给文件编号的作用。

Innova 文档关于 SWDocID 属性的说明
Innova 文档关于 SWDocID 属性的说明

既然了解了这串字符是通过域代码生成的,去除它的方法也很简单,直接删掉就行了。如果嫌这么做过于简单粗暴,或者出于一些原因必须保留,也可以选中这段代码,然后按 Command-F11 将其锁定,阻止该域在打印时自动更新。(虽然 Word 偏好设置里有「打印时更新域」的选项,且默认为禁用,但页眉和页脚中的域并不服从该设置,必须手动锁定才不会在打印时更新。)

问题解决后,顺手在 EDGAR 里搜了一下 SWDocID

……看起来被这个软件坑到的人还是挺多的。